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¿Qué es una Intranet? ¿Y una Extranet?

La posibilidad de intercambiar información entre las diferentes áreas que componen una compañía u organismo, y por qué no, también del hogar y la pequeña oficina, es una pieza clave en el buen funcionamiento de las actividades de una empresa. Sin este intercambio de datos no se podrían tomar decisiones fundamentales tan rápido como se toman en la actualidad, lo que sin dudas perjudicaría el rendimiento, y por lo tanto las ganancias y los objetivos.

En la actualidad, los datos que maneja un organismo o empresa deben ser compartidos con las diferentes áreas que la componen sin demoras a través de todos los canales posibles, incluyendo redes informáticas y otros sistemas, ya que la actualización constante de los recursos de información que dispone es la diferencia entre salir victorioso o perderse en el olvido.

Es por ello que las redes informáticas son tan importantes en la arquitectura organizacional de una empresa u organización, sea esta de lucro o no, pero también, como mencionamos, de la pequeña oficina. En este post vamos a conocer como las intranets y extranets, y como se implementan para obtener el máximo aprovechamiento de todos los recursos disponibles.

Básicamente, la diferencia más importante entre una intranet y una extranet es el tipo de acceso que permite cada una de estas redes. Una intranet es un conjunto de páginas y servicios privados de una compañía, a la cual tienen acceso solamente los empleados de la misma.

En el caso de que una Intranet sea accedida de forma externa a la empresa, como por ejemplo a través de Internet, la Intranet se convierte en una Extranet. Dicho en otras palabras, una Extranet es una extensión de una Intranet que permite el acceso externo a la misma. Si quieres conocer más en profundidad los alcances de las intranets y extranets, no dudes en seguir leyendo el resto del artículo.

¿Qué es una Intranet?

Intranet es el nombre que se le da a la red corporativa interna de una empresa u organización, a la cual solo pueden acceder los empleados de la misma dentro de la propia estructura informática de la compañía, y se utiliza para aprovechar los servicios disponibles en ella como páginas, aplicaciones y todo otro recurso que necesiten para llevar a cabo sus tarea.

Las intranets son la mejor solución disponible para que los empleados de una compañía trabajen de forma mancomunada y centralizada, ya que al compartir los mismos recursos base como documentos, informes, planillas, videos, audios y demás, nunca podrán manejar información que está desactualizada, y por lo tanto el resultado global será óptimo y sin datos erróneos o inconsistencias. Además es un importante ahorro en materia de almacenamiento de datos, ya que los usuarios no tienen que tener información almacenada en sus propias computadoras.

En este sentido, tener toda la información necesaria para que la empresa logre su objetivo es fundamental, y en esto las redes intranet son la mejor alternativa, ya que en vez de utilizar el correo electrónico u otros mecanismos para el envío de diferente material corporativo o importante para el desenvolvimiento de la empresa a diferentes grupos, la información requerida se emplaza en un mismo lugar, siempre a disposición de quien la requiera y además actualizada, ya que los cambios que se hacen a esta información siempre se hacen en este punto centralizado, por lo cual siempre estará a disposición de todos hasta con el último cambio.

Esta técnica por supuesto que además de la comodidad y veracidad al momento de utilizar estos datos, también se consigue un ahorro considerable debido a que su acceso es a través de una página web, y de esta manera se evitan los costes de las licencias por el software que se debería de utilizar como alternativa en caso de no poseer una intranet habilitada.

Básicamente, una intranet se utiliza de la misma manera que Internet, es más, las intranets utilizan el protocolo TCP IP, el mismo que usa la red de redes, por lo tanto se implementan los mismos procedimientos de conexión y visualización de datos, a través de páginas escritas en lenguaje HTML.

Sencilla de implementar, las redes intranet son también sencillas de usar para el usuario. Una vez que el empleado ha llegado a su puesto de trabajo, accede a través de su computadora a la intranet de la empresa con sus credenciales, es decir nombre de usuario y password, y ya tendrá acceso a todos los datos que le corresponda saber de acuerdo a su posición y puesto.

Otra de las ventajas de las intranets es que son económicas, ya que se pueden montar sobre una estructura informática ya existente. El único hardware nuevo que habría que adquirir para implementar una intranet es el servidor web, y por supuesto el software. Sin embargo, en este último apartado podemos encontrarnos con muchas soluciones gratuitas de aplicaciones de intranets gratuitas como MindTouch Core, una solución empleada por importantes organizaciones como las Naciones Unidas, Microsoft y otras.

¿Qué es una Extranet?

A diferencia de una intranet, una extranet permite el acceso a terceras partes, es decir que usuarios ajenos a la organización o empresa puedan moverse dentro de una determinada estructura de datos, la cual es determinada por el nivel de privilegios que le otorgan sus credenciales de acceso. Esto significa que no todo el contenido de la extranet está a disposición del público que accede, sino que están limitadas por el nivel de accedo que le otorga su tipo de autenticación. Esto proporciona un grado de seguridad superior debido a que se crean áreas específicas para cada nivel de acceso.

En este sentido, una de las implementaciones más extendidas de las extranets son los servicios al cliente, que muchas veces incluyen la posibilidad de descargar contenidos. Otra implementación de las extranets de gran popularidad son los foros de soporte, en donde los usuarios y moderadores brindan ayuda acerca del servicio o producto que comercializa la compañía propietaria del foro.

Un hecho que demuestra la flexibilidad de las extranets es que es posible conectarlas entre sí utilizando los protocolos comunes a Internet. Esto permite que las diversas sedes de una empresa ubicadas en diferentes lugares se puedan comunicar entre ellas de manera rápida, sencilla y veloz.

Hasta no hace mucho tiempo, el gran problema de las empresas era la distancia geográfica, pero gracias a la implementación de las extranets en la actualidad es posible intercambiar todo tipo de información actualizada al instante, con lo cual el empleado puede llevar a cabo su tarea en forma veraz y de manera conjunta con otros empleados situados a miles de kilómetros de distancia.