sistema gestion empresas

¿Qué es FRM?

Uno de los aspectos sumamente importantes en una organización comercial es sin dudas todo aquello que está referido a sus finanzas, es decir el ingreso y egreso de activos, ya que si bien otras áreas como la producción, el marketing y las estrategias de venta son fundamentales para el desarrollo y crecimiento de la empresa, lo cierto es que nunca se deben dejar de analizar los datos relacionados a las cuestiones financieras de la misma.

Qué es FRM

¿Qué es y para qué sirve FRM?

Debido a la importancia de este aspecto dentro de la empresa, existen soluciones diseñadas para poder realizar una gestión adecuada en este aspecto, lo cual se denomina sistema FRM, siglas del concepto en inglés Finance Resource Management, es decir que se refiere a las plataformas y herramientas para la administración de los recursos financieros.

Precisamente, los sistemas FRM tienen como objetivo dar una solución confiable y adecuada a la necesidad de la empresa de poder recolectar y compilar toda la información referente a las áreas contables, en las que se incluyen el ingreso y el egreso de activos.

Qué es FRM

A dichos datos se les adiciona también información relacionada con la producción de la empresa y la mercadotecnia que se utiliza, ya que de esta forma es posible llevar un control en cuanto a la proyección de ventas, y establecer estrategias alternativas a futuro.

Ventajas de los sistemas FRM

Las plataformas FRM son en realidad una herramienta muy valiosa para todas las áreas de la organización comercial, ya que los datos que circulan en el sistema se encuentran disponibles para todos los actores de la empresa en todo momento. Y con el fin de lograr una mejor organización de los datos, los mismos se almacenan en diferentes categorías, entre las cuales se encuentran ventas, compras, stock, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes y pedidos, entre otros, dependiendo de las necesidades de la empresa.

De esta forma, gracias a las soluciones que brindan los sistemas FRM, los responsables de las áreas financieras de una organización comercial pueden verificar en tiempo real la situación financiera de la empresa, con el objetivo de poder tomar decisiones y planificar más eficientemente las estrategias a seguir.

Qué es FRM

Tengamos en cuenta que los sistemas FRM permiten no sólo mantener un control sobre el estado contable y los balances de la empresa, sino también realizar reportes financieros en los cuales se incluye información de cada una de las áreas involucradas en la compañía.

Formato de los sistemas FRM

En general las soluciones FRM más utilizadas en todo el mundo suelen ser aquellos sistemas que poseen un formato modular, ya que esto permite que cada empresa pueda disponer de las herramientas que realmente necesita, y además que con el tiempo pueda expandir el sistema de acuerdo al crecimiento de la compañía.

Qué es FRM

Es importante tener en cuenta que la incorporación de un sistema FRM en una empresa, más allá del tamaño que la misma posea, redunda en una serie de beneficios tangibles, tales como el aumento de la productividad, la mejora en efectividad y velocidad de la gestión financiera, el fortalecimiento en la relación con los clientes, entre otras cosas, todo ello gracias a la posibilidad que brinda la plataforma de generar los informes necesarios en el momento oportuno.

¿Qué es e-Business?

Los negocios electrónicos, también denominados comercio electrónico, a lo cual refiere el término en inglés e-Business, es un concepto utilizado para englobar a todas aquellas organizaciones comerciales cuyo labor se centra en Internet o bien que hace uso de tecnologías relacionadas a Internet con el fin de poder mejorar su productividad y rentabilidad.

Si desde hace muchos años se ha considerado que están incluidas dentro del e-Business todas aquellas empresas que en sus procedimientos productivos y comerciales utilizan al menos una computadora, lo cierto es que con el paso del tiempo y el notable crecimiento del comercio electrónico como lo conocemos hoy en día, en general se considera e-Business a aquellas empresas que comercializan sus productos o servicios a través de la plataforma de Internet.

Qué es eBusiness

Los cambios acontecidos en las últimas décadas, sobre todo en lo que se refiere a las costumbres implementadas por los consumidores, han hecho del comercio y del negocio electrónico otra de las vías aptas de comercialización de productos y servicios, ya que a través del comercio electrónico es posible llegar a una base de consumidores mucho más amplia que la que se alcanzaba en la forma tradicional de comercialización.

Qué es eBusiness

¿Qué es el e-Business?

El e-Business no sólo se refiere al comercio electrónico en sí, es decir a vender los productos y servicios que produce la empresa, sino también a todo el universo comprendido en Internet, es decir también a la compra de suministros a través de Internet, lo cual suele definirse como la llamada contratación electrónica, y que permite a través de este tipo de relación con los proveedores, la posibilidad de reducir los costes de las empresas de forma notable.

Pero además de comprar suministros y vender productos en Internet, el e-Business también incluye el manejo de otros aspectos relacionados al negocio tradicional, como por ejemplo la implementación del uso de alguna herramienta de comunicación con los clientes.

Qué es eBusiness

Herramientas para e-Business

En este aspecto, en los últimos años cada vez han sido más las empresas que se han volcado al uso intensivo del chat y la mensajería instantánea para brindar atención y asesoramiento al cliente. Esto pro supuesto ha mejorado la relación con el cliente, ya que reduce los tiempos y facilita la comunicación e interacción.

Por otra parte, el uso del correo electrónico y de las plataformas web privadas, como sitios y páginas a las que acceden sólo los clientes o sólo los proveedores, han permitido también mejorar el rendimiento de las empresas y disminuir sus costes.

Un claro ejemplo de ello es lo que sucede en la cadena de distribución, donde a través de plataformas basadas en Internet hoy es posible para una empresa realizar el seguimiento ya sea de los insumos adquiridos o los productos comercializados, en tiempo real y de forma permanente, con lo que es posible enfrentar con decisiones inmediatas cualquier inconveniente que pudiera surgir en el proceso.

Qué es eBusiness

Asimismo, el e-Business incluye la posibilidad de reducir costos en lo que se refiere a la distribución de la información, ya que el tradicional y costoso apoyo en papel para por ejemplo memorándums internos de una compañía, o notificaciones a clientes y proveedores, ha ido siendo reemplazado por plataformas y aplicaciones online, que permiten transmitir la información en menor tiempo y con un notable ahorro de dinero, además de ser uno de los métodos más eficaces para la distribución de la información.

¿Qué es SCM?

Se denomina cadena de suministro a los procesos que tienen lugar en una empresa desde la compra de materia prima a los proveedores, la transformación de dichos materiales en la fabricación de los productos y la entrega de los mismo en los puntos de venta, hasta llegar al cliente, es decir que abarca todas las etapas de una organización.

Es por ello que se vuelve sumamente necesario poder gestionar cada una de estas etapas de manera eficaz, a fin de lograr el éxito en los negocios, por lo cual la mayoría de las empresas en la actualidad utilizan lo que se llama sistemas SCM, siglas del concepto en inglés Supply Chain Management, lo que en español significa la Administración de la cadena de suministros.

Qué es SCM

¿Para qué sirve un sistema SCM?

Ahora bien, ¿por qué es tan importante poder contar con una plataforma que nos brinde la posibilidad de gestionar esta cadena de suministros? Pues bien, lo cierto es que una pequeña falla en algunas de las etapas antes mencionadas puede repercutir en grandes inconvenientes en el desarrollo normal de una compañía.

Y es aquí donde los sistemas SCM hacen posible que las empresas puedan asegurarse que su cadena de suministro es eficiente y rentable en cada una de las etapas, que por lo general son cinco, las cuales se componen de la planificación, el desarrollo, la fabricación, la logística y los retornos o devoluciones.

Qué es SCM

En este sentido, es importante tener en cuenta que durante la fase de planificación se establecen las estrategias que la empresa pondrá en marcha a fin de poder elaborar productos o servicios que pueda cumplir con las necesidades reales de los clientes, y precisamente esta estrategia muchas veces gira en torno a la planificación de obtener rentabilidad en la cadena de suministro.

Todos los procesos en los sistemas SCM

La siguiente etapa, es decir la de desarrollo se centra en la relación que la empresa pueda delinear con los proveedores de las materias primas que requiere para la fabricación de los productos, por lo que aquí se debe analizar entre otras cosas la fiabilidad de cada proveedor, incluyendo información en relación a los métodos de envío, entrega y pago.

Qué es SCM

A continuación se desarrolla la fase de fabricación, en la que como su nombre lo indica se elaboran los productos que luego comercializa la empresa en cuestión, los cuales por supuesto guardan relación no sólo con la calidad de las materias primas obtenidas de los proveedores, sino también con la estrategia definida durante la planificación.

En definitiva, el producto final debe siempre satisfacer las necesidades del cliente, ya que sólo así es posible lograr el éxito del negocio. Es por ello que en la etapa de fabricación también se contemplan aspectos tales como los métodos a utilizar para la elaboración de los productos, los análisis y pruebas de calidad de los mismos, el empaquetado y la programación en las entregas a los puntos de venta.

Qué es SCM

De esta forma nos encontramos ya en la siguiente etapa, que consiste en la logística, lo cual incluye a grandes rasgos la recepción de los pedidos, la entrega de la mercancía en los puntos de venta, y por último la compra de los productos por parte de los clientes. Dentro de esta fase se incluye el gran universo de la distribución de los productos, lo cual debe tener un seguimiento más que detallado.

La última etapa, es decir la de retornos o devoluciones, se centra en la gestión de aquellos productos que son devueltos por los clientes cuando los productos han resultado estar defectuosos o bien no cumplen con las especificaciones establecidas por el fabricante. En esta fase, la empresa deberá responder a las inquietudes que plateen los clientes.

Qué es SCM

Las ventajas de gestionar información con SCM

Además de estar presente cada una de las etapas mencionadas dentro de la cadena de suministros, y por ende requerir de un sistema de software SCM para gestionar toda esta información, dentro de este proceso también se incluye la administración de tres tipos diferentes de actividades, las cuales son las acciones estratégicas, tácticas y operativas.

En principio, las actividades del ámbito estratégico incluyen todo lo relacionado con las relaciones que establece la empresa con proveedores, como así también la gestión de las relaciones con los clientes, y al mismo tiempo la integración de la tecnología de la información, conocida como TI, que se encuentran englobadas dentro de la cadena de suministro.

Qué es SCM

En lo que respecta a las actividades tácticas, en este ámbito se incluyen los análisis y estudio de las empresas que son competidoras en el mercado, y asimismo la toma de decisiones relacionadas con la producción y la entrega de los productos.

En cuanto a las actividades operativas, es en esta categoría donde se incluyes todos los mecanismos de gestión diaria de la cadena de suministro, por lo cual aquí también se incluye la realización de los planes de producción, que permiten mantener un verdadero control de la fabricación de los productos.

Toda la información que es recolectada y almacenada en un sistema de gestión SCM, es decir que involucra las etapas y actividades propias que tienen lugar durante el proceso de la cadena de suministro, hacen posible que la empresa disponga de datos certeros acerca de la necesidad real en la compra de materias primas, ya que dispone de información acerca del inventario actual, las fluctuaciones de la demanda de los clientes y al mismo tiempo la previsión en la distribución.

Qué es SCM

Conclusión: ¿Porqué usar un sistema SCM?

Cuando una empresa puede disponer de datos que le permiten una verdadera previsión en la distribución de sus productos, esto conlleva a poder fortalecer una compañía más eficiente y eficaz, basada en estrategias de gestión reales en lo que respecta a la cadena de suministro.

En definitiva, podríamos concluir que todas las organizaciones comerciales requieren de la incorporación de un sistema SCM, más complejo o de menor nivel dependiendo del tamaño de la empresa, ya que a través de la información permiten llevar a cabo una producción eficaz en función de la demanda real de sus productos en el mercado.

¿Qué es MRP?

Dentro de una empresa, si bien es sumamente importante poder estar a la vanguardia en lo que respecta a la relación que se establece con los clientes para poder mantenerlos cautivos, lo cierto es que existen otras áreas y etapas que son sumamente relevantes, y que hacen de forma directa al desempeño de la organización, como lo es el poder gestionar el control del inventario y la producción.

Sin un control de inventarios y una producción eficaz, obviamente una empresa termina colapsando, ya que estos aspectos son fundamentales, por lo que es importante poder contar con herramientas que permitan llevar a cabo una buena administración de estas áreas.

Qué es MRP

¿Qué es y para qué sirve un sistema MRP?

Para ello desde hace años se ha comenzado a implementar en las empresas el llamado sistema MRP, siglas del concepto en inglés Materials Requirements Planning, que en español apunta al ámbito de la planificación de los materiales, y que básicamente se trata de un complejo software que permite a las organizaciones gestionar el negocio en lo que respecta al control de inventario y la producción.

Qué es MRP

Debido a sus funcionalidades, los sistemas MRP son utilizados por las compañías para mantener un verdadero control, en tiempo real, de la fabricación de los productos, en función de poder entregar los pedidos a tiempo, ya que una de sus principales acciones es permitirnos establecer un orden en los procedimientos de la organización, administrar los recursos, y de esta forma poder cumplir con los plazos de entrega.

De esta forma, los sistemas MRP hacen posible que las empresas puedan mantener su producción en orden, tanto en tiempo como en forma, ya que nos permite asegurarnos que los materiales e insumos necesarios en cada paso del proceso de fabricación de los productos estarán disponibles, gracias al control del inventario de materias primas.

Qué es MRP

Ventajas del uso de sistemas MRP

Tengamos en cuenta que lo cierto es que si en un determinado momento una empresa no dispone de la suficiente cantidad de materias primas para la producción planificada, entonces el proceso se retrasará, viéndose de esta forma afectada la línea de tiempo en la producción, con lo que se generarán grandes inconvenientes en la entrega de los pedidos, lo cual es perjudicial para la organización.

Cabe destacar que estos retrasos no sólo pueden provocar que la entrega de los productos se vuelva ineficiente, sino que además puede ocasionar costes adicionales a la empresa, tanto en la línea de manufactura como en la entrega de materiales por parte del proveedor.

Qué es MRP

Por todo ello, los sistemas MPR hacen posible que dichos problemas se presenten en el desarrollo diario de una empresa, ya que nos permite entre otras cosas disponer de información acerca de los cambios en el inventario, de manera precisa y en tiempo real. De esta forma sabremos con certeza cuál es el volumen de materias primas disponibles, y al mismo tiempo las cantidades exactas que se deben solicitar al proveedor para continuar con el proceso de producción.

Conclusión

En definitiva, los sistemas MRP ofrecen a las compañías grandes ventajas, ya que al poder disponer de una planificación de los materiales, es posible también llevar a cabo una producción eficiente, y de esta forma realizar las entregas a tiempo, reducir la posibilidad de que surjan costes extras, y evitar sobrantes en el inventario.

Qué es MRP

Cabe destacar que los sistemas MRP son por lo general implementados por las grandes compañías, ya que en realidad en muchos casos no es conveniente para las pequeñas empresas, debido a los costos de inversión que representa instaurar un sistema de este tipo en el seno de la organización, por lo que en las pequeñas empresas se suelen utilizar suites de gestión más compactas.

¿Qué es CRM?

El refrán popular reza que “el cliente siempre tiene la razón”, y si bien en la práctica esto no siempre es verdad, lo cierto es que uno de los elementos más valiosos en cualquier empresa o emprendimiento comercial son sus clientes, ya que en definitiva de ellos depende el éxito del negocio.

Precisamente en función de mejorar la relación con los clientes, y de esta forma poder satisfacer sus necesidades, transformando incluso el modo de hacer las cosas que han tenido desde siempre las empresas, a lo largo de los años se desarrollaron diferentes estrategias para lograr este cometido.

Qué es CRM

Una de las más destacadas iniciativas en este terreno ha sido, sin lugar a dudas, la creación del llamado CRM, siglas del concepto en inglés Customer Relationship Management, que al español podría traducirse como la administración de las relaciones con los clientes, y que en líneas generales consiste en una forma de utilizar la tecnología para hacer precisamente eso, es decir definir una estrategia de negocio enfocada en el cliente.

¿Qué es y para qué sirven los sistemas CRM?

Básicamente, los sistemas CRM nos permiten compilar gran cantidad de información sobre nuestro clientes actuales y potenciales, y de esta manera lograr generar relaciones a largo plazo, permitiendo aumentar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, lo que sin dudas redundará en una ventaja para nuestra empresa.

Qué es CRM

Los sistemas de gestión CRM están conformados por distintos módulos de software que permiten recoger información proveniente de las distintas áreas de una organización, desde el departamento de atención al cliente, pasando por los puntos de venta y demás. Dicha información es a la vez utilizada por los encargados de cada una de las áreas de la empresa, con el objetivo de maximizar el servicio al cliente y de esta forma obtener un incremento en las ventas.

¿Cómo funcionan los sistemas CRM?

Tengamos en cuenta que en la actualidad casi todas las áreas de una empresa tienen algún tipo de acceso directo o indirecto con los clientes y con su información, y precisamente los sistemas CRM hacen posible la recopilación de dicha información, que es almacenada en una base de datos general, y a la vez permite el análisis de la misma.

Qué es CRM

Un ejemplo claro de cómo funciona un sistema CRM es observando su funcionalidad en el call center de una empresa. En este caso, mientras el empleado de atención al cliente responde un llamado entrante, en la pantalla de su computadora aparecerá una ventana emergente que le mostrará información acerca de dicho cliente, la cual proviene de otras áreas de la organización, como puede ser el departamento de ventas, mostrando datos acerca de las compras frecuentes de dicho cliente.

De esta forma, el empleado del call center dispondrá de los datos necesarios del cliente con el cual se encuentra dialogando, mejorando notablemente la relación que se establece entre este representante de la empresa y el cliente que se encuentra al teléfono.

Qué es CRM

¿Es necesario un sistema CRM?

Ahora bien, ¿todas las empresas necesitan del uso de un sistema CRM? Podrías decir que sí, ya que las ventajas de disponer de esta herramienta se traducen en una verdadera competitividad. Además el sistema CRM puede ajustarse a las necesidades y tamaño de la organización, por lo que una gran compañía puede disponer de un complejo sistema de gestión CRM con cientos de módulos, mientras que un microemprendimiento comercial puede optar por algo más pequeño que sólo sea manejado por una persona.