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Tipos de software de estructura organizacional empresarial

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Hoy en día las empresas están utilizando cada vez mayor cantidad de herramientas informáticas para llevar a cabo los distintos procesos que tienen lugar en su desarrollo diario, y dentro de ello nos encontramos con la llamada estructura organizacional, la cual está compuesta por un conjunto de software que se utiliza, como el término lo indica, para mantener una organización dentro de las distintas área de la compañía.

Por tal motivo, el software de estructura organizacional es sin dudas una de las herramientas esenciales en la empresa, ya que colaboran para que la compañía pueda cumplir sus objetivos a través de la organización eficaz de las áreas y los procesos.

Estructura organizacional empresarial

De esta forma, el software de estructura organizacional hace posible que las empresas puedan controlar y mantener el orden en los diversos departamentos que la componen, con el fin de asegurarse que cumplan con las tareas designadas de manera ordenada y optimizando los procesos. Es por ello que dentro de los distintos tipos de software de estructura organizacional encontraremos aquellos que son diseñados para la asignación, la coordinación y la supervisión de tareas.

Estructura organizacional empresarial

Con la incorporación de este tipo de software, aquellos encargados de administrar los proyectos o controlar el desarrollo de los procesos en una organización comercial, pueden hacer uso de estas herramientas de estructura organizacional con el fin de poder supervisar a los empleados, y de esta forma a través del software poder realizar un seguimiento en torno a las funciones y responsabilidades de cada uno de los actores de la empresa.

Características y estructura del software empresarial

Para que ello sea posible, la mayoría del software que se encuentran disponibles hoy en el ámbito de la estructura organizacional incluye diferentes características y funcionalidades específicas, tales como la posibilidad de confeccionar listas organizadas de tareas o proyectos, acceder a instantáneas del progreso individual y de equipo, asignación de tareas individuales, coordinación de equipos de trabajo y demás.

Ventajas del software empresarial

Uno de los grandes beneficios que reportan este tipo de herramientas dentro de una empresa reside en la posibilidad de no sólo mantener un seguimiento de los procedimientos de cada área, sino también lograr una notable mejora de la eficiencia en el cumplimiento de los plazos.

Estructura organizacional empresarial

Además, a través de este tipo de software, los administradores o directivos de la empresa pueden también observar y analizar tendencias, generar informes estadísticos, e incluso programar de manera automática tareas tales como la realización de copias de seguridad de los datos.

Al mismo tiempo, a través de la utilización de software de estructura organizacional, se hace posible que aquellos que son los administradores de un equipo de trabajo puedan supervisar con mayor eficacia a cada uno de los miembros del área, como así también la posibilidad de establecer objetivos de rendimiento, y poder descubrir los motivos que generan inconvenientes en el rendimiento, para que sea posible luego hallar soluciones a dichos problemas.

Estructura organizacional empresarial

Conclusión

Por todo ello, básicamente el propósito principal del software de estructura organizacional se centra en la supervisión de tareas o gestión de proyectos, el seguimiento del proyecto y la supervisión del trabajo en equipo, y es por ello que una de sus características más importantes reside en el hecho que permite a los administradores a interactuar de forma más rápida y eficiente con los miembros individuales de cada equipo de trabajo.

¿Cómo introducir nuevas herramientas de tecnología en la empresa?

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En la actualidad, las empresas y emprendimientos comerciales que pretenden lograr el éxito en su negocio y mantenerse en el mercado suelen utilizar para ello, como uno de los componentes esenciales de los procesos productivos y de distribución, distintas herramientas tecnológicas que colaboran para poder llevar a cabo los procedimientos de forma eficaz y eficiente.

Inclusión nuevas herramientas

Es por ello que las soluciones que brindan los sistemas de software, como es el caso de los ERP, CRM, MRP, SCM entre otros, se convierten hoy en día en una inversión más que necesaria para cualquier organización empresarial.

Desafíos de las nuevas tecnologías

Por supuesto que uno de los grandes desafíos que plantea la incorporación de nuevas tecnologías dentro de la empresa es que cada área y cada empleado estén a la altura de los cambios que involucra la inclusión de estas soluciones de software en el desenvolvimiento habitual de la compañía.

Inclusión nuevas herramientas

Lo cierto es que debido a los cambios constantes que evidencia la tecnología en la actualidad, muchas veces el afrontar la modificación de los procesos se puede volver algo difícil y complicado de manejar, por lo que al incorporar tecnología nueva es imprescindible hacer lo posible para evitar la resistencia de quienes deberán operar estos sistemas.

Es por ello que una muy buena alternativa es tomar el tiempo necesario para poner a prueba las nuevas herramientas, ya que de esta forma podremos determinar las mismas son realmente el cambio que necesitamos para nuestra empresa, y al mismo tiempo si son aptas para ser utilizadas por los empleados de las distintas áreas sin mayores inconvenientes.

Inclusión nuevas herramientas

Nuevas tecnologías en una PyME

Si se trata de una PyME o un microemprendimiento comercial, todos los involucrados en la organización deberían realizar una evaluación de las herramientas, mientras que si se trata de una empresa de mayor tamaño, lo ideal es tomar un equipo de empleados referentes del resto, para que se familiaricen con la nueva tecnología.

En este sentido, la mayoría de las grandes empresas suelen elegir a los empleados que muestra el mejor desempeño y al mismo tiempo que se encuentra acostumbrados a trabajar con sistemas informáticos más complejos, pero que además puedan ser aptos a la hora de traspasar conocimientos e evacuar dudas que puedan surgir de parte de otros compañeros de trabajo.

Inclusión nuevas herramientas

Nuevos sistemas de gestión en la empresa

En lo que respecta a las herramientas que vayamos a incorporar, es importante antes de introducir dichos sistemas, elegir cuidadosamente aquellos que pasarán por la evaluación, teniendo en cuenta entre otras cosas aspectos tales como su esta nueva herramienta se encuentra dentro del presupuesto que disponemos para la inversión, como así también si la nueva herramienta es realmente útil para lo que la necesitamos.

Una vez elegida la herramienta a evaluar como así también el grupo de empleados que la probarán, no debemos descartar realizar una presentación del nuevo sistema ante ellos, con el fin de poder responder a todas las preguntas e inquietudes que puedan surgir al respecto.

Inclusión nuevas herramientas

Por último nos encontraremos frente al momento de iniciar el proceso de ejecución de la nueva solución de software para nuestra empresa, y aquí es sumamente importante tomar el proceso con calma y de manera lenta, ya que de lo contrario la implementación de estas nuevas tecnologías se volverá una situación caótica. Es por ello que lo ideal es llevar a cabo una sistematización por etapas.

¿Qué es HRMS?

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Con el transcurso de los años y los cambios que ha registrado la sociedad global en las últimas décadas, los procesos y el desarrollo de las empresas se ha ido complejizando, tanto en su faceta externa, es decir de cara al mercado, como en su aspecto interno de organización.

Esto ha sucedido sobre todo con las grandes y medianas empresas, que al ir acrecentando sus planteles de empleados se han visto en la necesidad imperiosa de poder administrar correctamente los recursos humanos, con el objetivo no sólo de lograr la mayor productividad de parte de los trabajadores, sino también al mismo tiempo poder responder positivamente a los reclamos de los mismos.

Qué es HRMS

¿Qué es el sistema HRMS?

Por tal motivo, desde hace ya varios años gran cantidad de empresas se han volcado a la utilización de sistemas HRMS, siglas del concepto en inglés Human Resources Management System, y que traducido al español suele denominárselo Sistema de Gestión de Recursos Humanos, que en realidad podríamos decir que se trata de un mecanismo de asistencia tecnológica precisamente destinado a administrar todo lo relacionado al personal que trabaja en la compañía.

Qué es HRMS

A través de esta herramienta de software, las empresas pueden hoy gestionar los recursos humanos, y llevar a cabo un completo seguimiento de la productividad y las necesidades de los mismos, información que finalmente quedará almacenada en la base de datos del sistema HRMS a fin de que pueda ser utilizada para su análisis, y en base a ello realizar los cambios que se crean pertinentes.

Implementación de sistema HRMS

Con la implementación de un sistema HRMS en la empresa, los empleadores pueden disponer de información referente al desempeño de sus empleados, historias personales, habilidades, preferencias del lugar de trabajo, pero además de todo ello, es posible a través de la plataforma llevar a cabo una administración eficaz en torno a las necesidades de formación profesional que requieren quienes se desempeñan en la organización.

Qué es HRMS

Asimismo, dependiendo de la complejidad que la empresa requiera en su sistema HRMS, el mismo puede disponer también de información referente a los datos de nómina, los beneficios y demás, teniendo así un completo legajo de cada uno de los trabajadores de la compañía, en función de lo cual pueden llevarse a cabo análisis y evaluación para comprobar el nivel de productividad en cada área, como así también una revisión individual de cada uno de los empleados.

Por supuesto que de esta forma es posible agilizar significativamente los procesos de seguimiento de los empleados, y al mismo tiempo permite reducir casi por completo la lenta burocracia en torno al área de recursos humanos de la organización.

Solución HRMS a la medida

En cuanto a su conformación, en el mercado actual existen diferentes soluciones HRMS, que pueden ajustarse a las necesidades de cada empresa, ya que por un lado nos encontramos con los sistemas HRMS, compuestos por módulos individuales, y por el otro existe la opción de utilizar una suite HRMS, la cual por lo general es implementada por las medianas empresas.

Qué es HRMS

En este sentido, debemos tener en cuenta que cuanto mayor sea la empresa, mayor será el número de empleados que trabajen en ella, y es por ello que la implementación de un sistema HRMS no sólo se hace imprescindible, sino que además a mayor estructura empresarial, mayor deberá ser la complejidad de la plataforma.

¿Qué es CRM?

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El refrán popular reza que “el cliente siempre tiene la razón”, y si bien en la práctica esto no siempre es verdad, lo cierto es que uno de los elementos más valiosos en cualquier empresa o emprendimiento comercial son sus clientes, ya que en definitiva de ellos depende el éxito del negocio.

Precisamente en función de mejorar la relación con los clientes, y de esta forma poder satisfacer sus necesidades, transformando incluso el modo de hacer las cosas que han tenido desde siempre las empresas, a lo largo de los años se desarrollaron diferentes estrategias para lograr este cometido.

Qué es CRM

Una de las más destacadas iniciativas en este terreno ha sido, sin lugar a dudas, la creación del llamado CRM, siglas del concepto en inglés Customer Relationship Management, que al español podría traducirse como la administración de las relaciones con los clientes, y que en líneas generales consiste en una forma de utilizar la tecnología para hacer precisamente eso, es decir definir una estrategia de negocio enfocada en el cliente.

¿Qué es y para qué sirven los sistemas CRM?

Básicamente, los sistemas CRM nos permiten compilar gran cantidad de información sobre nuestro clientes actuales y potenciales, y de esta manera lograr generar relaciones a largo plazo, permitiendo aumentar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, lo que sin dudas redundará en una ventaja para nuestra empresa.

Qué es CRM

Los sistemas de gestión CRM están conformados por distintos módulos de software que permiten recoger información proveniente de las distintas áreas de una organización, desde el departamento de atención al cliente, pasando por los puntos de venta y demás. Dicha información es a la vez utilizada por los encargados de cada una de las áreas de la empresa, con el objetivo de maximizar el servicio al cliente y de esta forma obtener un incremento en las ventas.

¿Cómo funcionan los sistemas CRM?

Tengamos en cuenta que en la actualidad casi todas las áreas de una empresa tienen algún tipo de acceso directo o indirecto con los clientes y con su información, y precisamente los sistemas CRM hacen posible la recopilación de dicha información, que es almacenada en una base de datos general, y a la vez permite el análisis de la misma.

Qué es CRM

Un ejemplo claro de cómo funciona un sistema CRM es observando su funcionalidad en el call center de una empresa. En este caso, mientras el empleado de atención al cliente responde un llamado entrante, en la pantalla de su computadora aparecerá una ventana emergente que le mostrará información acerca de dicho cliente, la cual proviene de otras áreas de la organización, como puede ser el departamento de ventas, mostrando datos acerca de las compras frecuentes de dicho cliente.

De esta forma, el empleado del call center dispondrá de los datos necesarios del cliente con el cual se encuentra dialogando, mejorando notablemente la relación que se establece entre este representante de la empresa y el cliente que se encuentra al teléfono.

Qué es CRM

¿Es necesario un sistema CRM?

Ahora bien, ¿todas las empresas necesitan del uso de un sistema CRM? Podrías decir que sí, ya que las ventajas de disponer de esta herramienta se traducen en una verdadera competitividad. Además el sistema CRM puede ajustarse a las necesidades y tamaño de la organización, por lo que una gran compañía puede disponer de un complejo sistema de gestión CRM con cientos de módulos, mientras que un microemprendimiento comercial puede optar por algo más pequeño que sólo sea manejado por una persona.

¿Debo invertir en un sistema ERP?

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En la actualidad, debido al gran flujo de información que suelen manejar las empresas, incluso las más pequeñas, se torna casi imprescindible el poder contar con las herramientas necesarias de gestión que nos permitan administrar de forma eficaz nuestro negocio.

En este sentido, la inversión económica en la implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se transforma en un gatos ineludible para cualquiera que desee alcanzar el éxito con su empresa, y si bien, debido a su conformación, un completo sistema ERP puede llegar a costar millones de dólares en su desarrollo y creación, lo cierto es que siempre es posible implementar la plataforma en etapas, e incluso tardar varios años en completar el sistema.

Invertir en sistemas ERP

Es por ello que quizás se podría decir que un sistema de gestión ERP puede llegar a convertirse en una de las mayores inversiones que una empresa tenga que realizar en el ámbito de la IT (Information Technology), y ese es precisamente el motivo por el cual en general las PyMEs y los microemprendimientos en desarrollo suelen implementar el sistema ERP de manera gradual y paulatina, con el fin de poder manejar mejor los recursos en cuanto a la inversión.

Invertir en sistemas ERP

Implementación de soluciones ERP

Debido a este motivo, la mayoría de las compañías que ofrecen desarrollo de soluciones ERP suelen brindar a los empresarios que desean incorporar la plataforma a sus negocios de manera independiente, es decir a través de unidades modulares de software, la cual se comercializa en conjunto con una interfaz unificada, que a la vez permite su expansión, lo cual hace que este software posea un enfoque gradual.

Además tengamos en cuenta que la implementación de esta nueva herramienta en una empresa requerirá también de una importante inversión en lo que respecta a la formación de los empleados, los cuales no sólo deben aprender a utilizar el nuevo software, sino que además deberán aprender a enfrentarse a los nuevos procesos.

Cabe destacar que más allá de la manera que utilice una empresa para la implementación de un sistema ERP, ya sea de forma gradual o completa, lo cierto es que el poder contar con este tipo de herramientas en una organización posibilitará mejoras notables en la forma en que la empresa hace sus negocios, ya que permite gestionar eficazmente los flujos de trabajo, y con ello al mismo tiempo va alterando y acomodando los procesos para ajustarlos a las necesidades reales.

Invertir en sistemas ERP

Ventajas de la implementación de soluciones EPR

En definitiva, cuando el sistema ERP ha sido implementado y ajustado a los requerimientos de la empresa, aportará notables ventajas al desarrollo de los negocios, ya que como mencionamos se trata de una plataforma compuesta por varios módulos unidos entre sí, por lo que cada área de la organización puede compartir su información de manera más sencilla y rápida.

Gracias a ello, se mejora también significativamente el flujo de trabajo que se realiza entre las áreas, y las tareas pueden volverse más automatizadas, lo que en definitiva además hace posible brindar un mejor servicio a los clientes, ya que los empleados encargados de atender directamente a los clientes podrán tener acceso inmediato a la información real sobre cada uno de los procedimientos.

Invertir en sistemas ERP

Conclusión

Por tal motivo, existen vastas razones por las cuales se justifica el dinero que una empresa debe invertir para la implementación de un sistema de gestión ERP, y si bien los costos iniciales pueden resultar un tanto elevados, sobre todo en el caso de las PyMEs y los microemprendimientos, lo cierto es que a corto plazo la recompensa que experimenta la organización a través de esta herramienta se traduce en una verdadera ventaja competitiva.

¿Qué es ERP?

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Dentro de una empresa, independientemente del tamaño de la misma, existen diferentes estadios que hacen al desarrollo cotidiano de la misma, entre los cuales se incluye la planificación, la fabricación de los productos, la distribución y la contabilidad, entre otros.

Estos procesos se encuentran agrupados en lo que se denomina el “back office”, es decir todo aquello que sucede dentro de una empresa y que hace posible que la misma continúe funcionando, ya que por ejemplo si se excluye alguna de las etapas antes mencionadas, el producto o servicio que ofrecemos nunca llegaría al consumidor.

Qué es ERP

Aquí es precisamente donde el llamado ERP entra en acción, ya que básicamente se trata de un sistema que integra todas estas funciones en una única plataforma, y es por ello que ha sido diseñado con el objetivo de poder brindar respuestas y soluciones a las necesidades de cada una de las áreas que existen dentro de una empresa.

Qué es ERP

Qué es y cómo funciona ERP

ERP son en realidad las siglas del concepto en inglés Enterprise Resource Planning, que traducido al español sería Planificación de Recursos Empresariales, aunque frecuentemente se lo denomina Software de Gestión ERP, ya que lo cierto es que se trata de un software, el cual se encuentra conformado por diferentes módulos de otros software, haciendo de este un sistema que consta de una única interfaz integrada.

Es decir que si utilizamos un ERP en nuestra empresa, tendremos un módulo de software para la planificación, otro módulo de software para la fabricación, otro para la distribución, otro para la contabilidad, y así sucesivamente, los cuales convergirán en un sistema de gestión al que se lo denomina ERP.

Qué es ERP

Esto brinda la posibilidad de configurar el sistema de acuerdo a las necesidades de cada empresa, y allí radica precisamente la principal característica de los sistemas ERP, ya que es por ello que son empleados por grandes compañías, pasando por PyMEs, e incluso hasta llegar a microemprendimientos.

Entonces lo cierto es que un sistema ERP abarca varios departamentos de una misma empresa, pero además en ocasiones un ERP también puede llegar a trascender más allá de los límites corporativos, ya que puede llegar a incorporar sistemas de socios y proveedores, con lo cual se suman acciones adicionales a la plataforma, tales como la gestión de la cadena de suministro.

Qué es ERP

Precisamente, debido al hecho de que un sistema ERP es en verdad vasto y puede llegar a abarcar todas las áreas de una empresa, podemos asegurar que se trata en realidad de una simple pieza de software, ya que en definitiva cada aplicación o módulo de software que lo conforma es una pieza única, ya que ha sido diseñada para dar solución a distintos procesos específicos de los negocios.