¿Qué es el formato PDF?

Los documentos del tipo PDF son en la actualidad uno de los pilares fundamentales donde se sostiene el concepto llamado “Oficina sin papeles”, ya que sin ellos sería prácticamente imposible llevar a cabo ni siquiera la mitad del trabajo que se hace en cualquier comercio, industria o actividad.

Este formato, creado a principios de la década del 90, pero popularizado más tarde gracias a la expansión de Internet de banda ancha, fue desarrollado por Adobe, y básicamente su mejor cualidad es la de contener un documento que se imprimirá o visualizará sin problemas en cualquier computadora, smartphone o tablet en la que se ejecute, independientemente de las fuentes o recursos almacenados en el dispositivo.

La abreviatura PDF corresponde a Portable File Document, que en español significa “Formato de documento portable”, y es muy utilizado para el intercambio de archivos, debido a la mencionada capacidad multiplataforma. Esto básicamente significa que si un usuario crea un documento PDF en cualquier aplicación sobre cualquier sistema operativo, el documento resultante podrá verse o imprimirse desde cualquier dispositivo con Windows, Mac, Android o Linux sin ningún problema de compatibilidad.

Sin embargo, la calidad de salida, es decir la calidad de impresión, dependerá del tipo de documento que se trate y de los ajustes que se tuvieron en cuenta al momento de crearlo, tengamos en cuenta que no es la misma la calidad necesaria para un documento de texto que para un trabajo de imprenta al momento de la preimpresión.

Otra de las características distintivas de los documentos PDF es que son compactos, debido fundamentalmente a los algoritmos de compresión que se utilizan al momento de su creación, esto logra que el tamaño de los archivos sea el mínimo necesario.

También, y quizás la mejor ventaja del PDF, es que el mismo puede contener, además de textos y gráficos, elementos multimedia como audio y video, hipervínculos y muchas otras opciones que flexibilizan su utilización al máximo.

PDF y seguridad

Con el paso del tiempo, el formato PDF ha ido incorporando diversos elementos de seguridad, para que su distribución y manipulación estén siempre bien protegidas. Para ello, el usuario que los crea, puede asignarle al archivo diversas opciones de seguridad, con ello se logra que quien no posea el password o los permisos suficientes, pueda, por ejemplo, abrirlo pero no editarlo. Asimismo, es posible prohibir ambas acciones, o incluso sólo inhabilitar que pueda ser impreso.

Cómo abrir y editar archivos PDF

La manera más sencilla y práctica de visualizar un archivo PDF, es descargando e instalando en nuestro sistema el lector de PDF desarrollado por Adobe, el cual está disponible en forma gratuita pulsando sobre este enlace.

Con respecto a la creación de archivos PDF, existen muchas alternativas, incluyendo las herramientas proporcionadas por las herramientas gráficas como Photoshop, InDesign y muchas otras. Sin embargo este no es el único método, ya que hasta es posible crear un documento PDF directamente desde un procesador de texto como Word o desde el navegador, utilizando la opción “Imprimir como”.

En este sentido, las herramientas más eficaces serán las que el usuario decida de acuerdo a su disponibilidad y conocimientos.

Herramientas alternativas

A pesar de que Adobe es el creador del formato PDF y de las principales aplicaciones para crearlos y visualizarlos, lo cierto es que en el mercado existen decenas de herramientas alternativas que nos permitirán realizar las mismas tareas sin depender el software proporcionado por Adobe, comercializa programas capaces de crear, editar y ver ficheros en formato PDF. Dado que la y que además nos posibilitarán cortarlos, unirlos, editarlos y muchas otras funciones más.