¿Qué es MRP?

Dentro de una empresa, si bien es sumamente importante poder estar a la vanguardia en lo que respecta a la relación que se establece con los clientes para poder mantenerlos cautivos, lo cierto es que existen otras áreas y etapas que son sumamente relevantes, y que hacen de forma directa al desempeño de la organización, como lo es el poder gestionar el control del inventario y la producción.

Sin un control de inventarios y una producción eficaz, obviamente una empresa termina colapsando, ya que estos aspectos son fundamentales, por lo que es importante poder contar con herramientas que permitan llevar a cabo una buena administración de estas áreas.

¿Qué es y para qué sirve un sistema MRP?

Para ello desde hace años se ha comenzado a implementar en las empresas el llamado sistema MRP, siglas del concepto en inglés Materials Requirements Planning, que en español apunta al ámbito de la planificación de los materiales, y que básicamente se trata de un complejo software que permite a las organizaciones gestionar el negocio en lo que respecta al control de inventario y la producción.

Debido a sus funcionalidades, los sistemas MRP son utilizados por las compañías para mantener un verdadero control, en tiempo real, de la fabricación de los productos, en función de poder entregar los pedidos a tiempo, ya que una de sus principales acciones es permitirnos establecer un orden en los procedimientos de la organización, administrar los recursos, y de esta forma poder cumplir con los plazos de entrega.

De esta forma, los sistemas MRP hacen posible que las empresas puedan mantener su producción en orden, tanto en tiempo como en forma, ya que nos permite asegurarnos que los materiales e insumos necesarios en cada paso del proceso de fabricación de los productos estarán disponibles, gracias al control del inventario de materias primas.

Cómo funciona un sistema MRP?

Cuando hablamos del funcionamiento de un sistema MRP debemos conocer cómo es que se produce el proceso de esa plataforma que nos permite generar una eficaz planificación de requisitos de materiales, que como ya hemos visto, nos brinda la posibilidad de racionalizar el control del inventario y al mismo tiempo hacer posible la entrega de manera eficiente.

Es por ello que el funcionamiento de un sistema MRP se enmarca en un proceso que se encuentra centrado en poder lograr alcanzar tres objetivos fundamentales, los cuales son la disponibilidad de inventario, los niveles de inventario de riesgo reducido y la planificación anticipada.

Es aquí precisamente donde las empresas utilizan los sistemas MRP para mejorar su producción y la entrega a tiempo de sus productos, lo cual es aún más notable en aquellas compañías más grandes y desarrolladas, ya que son en realidad las que dependen de este proceso para poder ser efectivamente competitivas.

Tengamos en cuenta que en la mayoría de los casos, el desenvolvimiento correcto de una empresa depende principalmente de poder disponer de un suministro ininterrumpido de materias primas para poder llevar a cabo el proceso de fabricación sin detenerse, y así de esa forma poder operar de forma eficiente. Es allí donde el uso de los sistemas MRP son imprescindibles.

El funcionamiento de los sistemas MPR le permite a las empresas evitar retrasos imprevistos en la entrega de productos, como así también evita la falta de stock de materia prima para la fabricación de dichos artículos que deben ser entregados de acuerdo a las fechas previstas para las cuales se ha comprometido la compañía.

Es por ello que cuanto más grande sea una empresa, su desenvolvimiento dependerá más aún de disponer de un importante inventario de las diversas materias primas que son necesarias para la fabricación de sus productos, y es por ello que el proceso de los sistemas MRP suelen ser en este sentido uno de os métodos más eficientes para poder mantener el control de stock y tiempos.

Como mencionamos, uno de los objetivos que debe cumplir un sistema MRP en su funcionamiento correcto es el poder mantener un suministro constante de materias primas, para lo cual la plataforma MRP utiliza cifras históricas de uso de esos suministro, para de esta forma poder calcular los tiempos de compra de cada una de las materias primas que se utilizan en el proceso de fabricación de los productos.

De esta manera, el sistema MRP hace posible que se encuentren garantizados las cantidades necesarias de existencia de materias primas para fabricación de productos en un determinado lapso de tiempo.

Por otra parte, dijimos que el funcionamiento del proceso MRP tiene también como objetivo central reducir el riesgo de inventario, aspecto que por supuesto se encuentra directamente ligado a la disponibilidad de inventario.

En este punto debemos aclarar que en definitiva cuando los niveles de inventario son excesivos, se convierten en un gran riesgo para las empresas, ya que genera no sólo gastos innecesarios, sino que además se transforman en materias primas que pueden correr peligro de ser dañadas o perdidas.

Una empresa que no utiliza un sistema MRP puede cometer el error de acrecentar significativa su inventario de una manera innecesaria, ya que muchos consideran que es mejor adquirir grandes cantidades de materias primas para de esta manera poder soslayar cualquier problema que pudiera surgir con el suministro.

Esto produce riesgos en lo que respecta a las existencias de materia prima disponible, por lo que los sistemas MRP hacen posible que logren mantenerse de forma eficaz los niveles de inventario, minimizando los riegos relacionados a la falta o a los sobrantes de materias primas.

Por ende, teniendo en cuenta los dos primeros objetivos fundamentales de los sistemas MRP, a través del funcionamiento de esta plataforma es posible que una empresa logre mejorar su eficacia en toda la cadena de suministros gracias a las funciones de planificación anticipada y diagnóstico de los sistemas MRP.

En este aspecto, cabe destacar que el proceso implementado a través de un sistema MRP hace posible que los operadores puedan crear un registro histórico de tendencias de suministro, lo cual en definitiva permite lograr una planificación adecuada a largo plazo.

Por otro lado, la posibilidad de integrar el inventario con el sistema MRP es fundamental y consiste en un procedimiento sencillo, siempre y cuando el sistema MRP elegido se encuentre configurado de la manera adecuada, de acuerdo a las necesidades concretas de cada organización.

Teniendo en consideración todo los expuesto hasta ahora, podemos señalar que un sistema MRP es un elemente prácticamente fundamental para el adecuado control de inventario, y es por ello que en el funcionamiento del software que se elija como MRP es preciso que la empresa analice las distintas plataformas MRP para elegir la que más se adecúe a sus necesidades de acuerdo al volumen de inventario que maneja.

En este punto es necesario aclarar que si bien el funcionamiento de todos los sistemas MRP es similar, lo cierto es que las distintas características que se encuentran incluidas en los diversos sistemas MRP pueden variar.

Entre algunos de los principales factores que se deben tener en cuenta al elegir el sistema MRP que por su funcionamiento sea el adecuado para nuestra empresa, debemos elegir un MRP que utilice tipos de archivos que sean compatibles con los medios de almacenamiento de datos del inventario de la compañía.

Esto resulta fundamental para poder ingresar la información del inventario de forma correcta y confiable en la nueva plataforma MRP que vayamos a utilizar, ya que esta situación nos permite exportar los datos e incluirlos en el sistema MRP sin mayores inconvenientes y de forma automática, por lo que nos ahorraremos muchísimo tiempo en la indexación de dicha información.

Por otra parte, es importante también elegir un sistema MRP que permita incluir todos los datos necesarios que nuestra empresa necesita para manejar y controlar el inventario, es decir datos por ejemplo de ubicación, de pedidos, cálculos de demanda futura y demás.

En líneas generales, podemos decir que existen distintos sistemas MRP, los cuales se diferencian entre sí a través del método utilizado para manejar el inventario, el cual puede estar administrado a través de una planificación de materiales de manera continua o bien por proyecto.

Básicamente, podemos identificar tres tipos de funcionamiento de los sistemas MRP, los cuales serían los modelos que se manejan a través de los requisitos brutos, en base a los requisitos netos, o bien basados en proyectos de producción. A continuación detallamos las características más importantes del funcionamiento de cada uno.

Sistema MRP por requisitos brutos

Sin dudas se trata de uno de los sistemas MRP más sencillos y fáciles de utilizar, ya que su funcionamiento se basa en listar cada material o recurso necesario para la fabricación de un producto durante un período específico.

Entre dichos recursos se encuentran las materias primas, distintas piezas involucradas en el proceso de fabricación, como así también la mano de obra. En función del análisis, el sistema MRP puede precisar la cantidad de cada uno de esos recursos que serán necesarios para producir una determinada cantidad de unidades del producto.

Con esta información, la empresa puede mantener un control del stock de inventario necesario para la producción de un determinado período, aunque al no tener en cuenta otros factores de la cadena de suministros, en muchas ocasiones un sistema MRP de este tipo puede generar exceso de inventario y desperdicio de dinero.

Sistema MRP por requisitos netos

En el caso de los sistemas MRP que operan en base a los requisitos netos, básicamente se trata de un modelo que funciona de manera similar al que utiliza los requisitos brutos, pero en este caso hace uso también del inventario existente para poder calcular los pedidos con mayor exactitud.

Es decir que en su funcionamiento, este tipo de sistema MRP permite a las empresas en principio conocer la cantidad de recursos necesarios para fabricar un volumen determinado de productos en un específico periodo de tiempo, y luego suma a esa información los datos concernientes al inventario existente en ese momento.

Con ambas cifras, el sistema resta el inventario antes de llevar a cabo un pedido, con el fin de no excederse por ejemplo en la compra de una determinada materia prima.

Sistema MRP basado en proyectos

Este tipo de sistema MRP es frecuentemente utilizado en los casos en que se realizan pedidos personalizados o en un tipo de producción individual, por ejemplo cuando una empresa decide sacar al mercado un lote exclusivo de su producto.

En base al proyecto de fabricación de dicho producto, a través del sistema MRP la empresa hace el cálculo del volumen de unidades necesarias de cada uno de los recursos para la fabricación de dicho producto, por lo que luego ejecuta un pedido de materia prima en función de dicho cálculo.

De esta forma, cuando se trata de la producción basada en un proyecto, el sistema MPR diseñado para ello permite que la empresa se asegure de no quedarse con materias primas y recursos no necesarios luego de la fabricación de dicho producto especial, ya que de lo contrario se estaría restando valor a las ganancias que pueda llegar a generar ese producto.

En definitiva, como hemos visto debemos tener en cuenta que todas las características y funcionalidades que pueda llegar a incluir el sistema MRP que aplicaremos en nuestra empresa pueden dar como resultado grandes beneficios, pero también enormes dolores de cabeza cuando no se elige el software adecuado.

Ventajas del uso de sistemas MRP

Tengamos en cuenta que lo cierto es que si en un determinado momento una empresa no dispone de la suficiente cantidad de materias primas para la producción planificada, entonces el proceso se retrasará, viéndose de esta forma afectada la línea de tiempo en la producción, con lo que se generarán grandes inconvenientes en la entrega de los pedidos, lo cual es perjudicial para la organización.

Cabe destacar que estos retrasos no sólo pueden provocar que la entrega de los productos se vuelva ineficiente, sino que además puede ocasionar costes adicionales a la empresa, tanto en la línea de manufactura como en la entrega de materiales por parte del proveedor.

Por todo ello, los sistemas MPR hacen posible que dichos problemas se presenten en el desarrollo diario de una empresa, ya que nos permite entre otras cosas disponer de información acerca de los cambios en el inventario, de manera precisa y en tiempo real. De esta forma sabremos con certeza cuál es el volumen de materias primas disponibles, y al mismo tiempo las cantidades exactas que se deben solicitar al proveedor para continuar con el proceso de producción.

Sistema MRP y MRP 2

Si bien podríamos considerar que tanto los sistemas MRP como los sistemas MRP II son muy similares, ya que en definitiva el objetivo central de estas plataformas es permitirle a las empresas poder disponer de un control eficaz del inventario para mejorar los procesos en torno a la cadena de suministros y la producción, lo cierto es que existen algunas diferencias entre ambos.

En principio debemos tener en cuenta que los sistemas MRP II poseen algunas mejoras adicionales en comparación a los sistemas MRP, ya que la plataforma MRP II incluye en sus características no sólo el control del inventario, sino también aborda aspectos tales como la planificación financiera, el volumen de producción de la empresa, la forma en que la compañía utiliza el capital del que dispone, como así también el uso eficiente del software y los recursos de TI.

En un sistema MRP tradicional es posible planificar todas las necesidades en torno al volumen de materia prima que se requiere para la fabricación en un determinado lapso de tiempo, mientras que en un sistema MRP II también se incluye la planificación de la capacidad de recursos de acuerdo a la demanda y al estudio de mercado.

Por otro lado, el sistema MRP por lo general se basa en un plan que gira casi exclusivamente en torno a la producción, mientras que el MRP II abarca también otras áreas de la organización comercial, con lo cual se logra mejorar notablemente la productividad de la empresa.

Al mismo tiempo, los sistemas MRP aportan datos y análisis relacionados únicamente en base a la práctica y a la experiencia, mientras que los sistemas MRP II suman a ello información en torno al comportamiento de la empresa.

Teniendo en cuenta todos estos factores, es muy sencillo concluir que los sistemas MRP II, que en realidad surgieron como evolución de las plataformas originales de MRP, hacen posible que una compañía no sólo pueda mantener un control adecuado sobre su inventario, sino que además le aporta la posibilidad de poder tener una mejor adaptación a la demanda real del mercado actual.

Podríamos decir entonces que el sistema MRP II es notablemente mejor que el MRP en cuanto a la posibilidad que brinda de disponer de un análisis exhaustivo de todo el entorno de la fabricación de un producto.

Esto se debe fundamentalmente al hecho que los sistemas MRP II no sólo se basan en el cálculo de inventarios, sino que además incluye en su análisis elementos tales como factores financieros en tiempo real que pueden afectar los ciclos de producción, posibles cambios que pueden producirse en la eficiencia laboral y su impacto en la producción, como así también la programación en los niveles de producción.

Sin lugar a dudas, al incluir esta serie de factores en su análisis, el sistema MRP II brinda la posibilidad de acceder a un cálculo mucho más preciso que el que puede ofrecer el sistema MRP, ya que tengamos en cuenta que los factores antes mencionados pueden influir notablemente en la producción y el rendimiento de la empresa.

Por supuesto que en ambos casos, para que un sistema MRP o MRP II funcione de forma correcta, es sumamente necesario que exista una precisión permanente en cuanto a los datos que se recopilan.

Esto es mucho más trascendental aún en un sistema MRP II que en una plataforma MRP, ya que al incluir mayor volumen de información por distintas áreas, el sistema MRP II se vuelve más complejo en este aspecto, y debemos siempre tener en cuenta que estas plataformas MRP realizan su análisis y planificación en base a los datos recopilados, por lo que impacta de forma directa en el proceso de fabricación.

Lo cierto es que si en definitiva todos los datos que se utilizan son correctos y verdaderos, entonces el sistema MRP podrá emitir cálculos precisos en base al análisis de la información recopilada, de lo contrario los cálculos afectarían la ejecución de los planes de producción y la economía de la empresa.

Y por supuesto, debido a su complejidad más significativa, en el caso de los sistemas MRP II, más que en aquellas plataformas MRP, el manejo de datos confiables es indispensable para evitar errores e inconvenientes, que pueden llegar a producir grandes pérdidas de tiempo y dinero a la compañía.

Conclusión

En definitiva, los sistemas MRP ofrecen a las compañías grandes ventajas, ya que al poder disponer de una planificación de los materiales, es posible también llevar a cabo una producción eficiente, y de esta forma realizar las entregas a tiempo, reducir la posibilidad de que surjan costes extras, y evitar sobrantes en el inventario.

Cabe destacar que los sistemas MRP son por lo general implementados por las grandes compañías, ya que en realidad en muchos casos no es conveniente para las pequeñas empresas, debido a los costos de inversión que representa instaurar un sistema de este tipo en el seno de la organización, por lo que en las pequeñas empresas se suelen utilizar suites de gestión más compactas.